Shadow IT: skrytá hrozba vo firmách, o ktorej IT oddelenie nevie

V mnohých firmách zamestnanci používajú aplikácie a služby, ktoré neboli schválené ani spravované IT oddelením. Tento fenomén sa nazýva Shadow IT. Ide o nástroje ako neoficiálne cloud úložiská, chatovacie aplikácie, nástroje na zdieľanie súborov či dokonca vlastný hardvér. Na prvý pohľad môže Shadow IT uľahčiť prácu, no z pohľadu kybernetickej bezpečnosti predstavuje vážne riziko.

Prečo vzniká Shadow IT

  • Pomalé schvaľovacie procesy – zamestnanci hľadajú rýchlejšie riešenia ako čakať na oficiálne IT.
  • Nedostatok funkcií – oficiálne nástroje nemusia ponúkať všetko, čo používatelia potrebujú.
  • Zvyk a pohodlie – používanie osobných e-mailov, WhatsAppu alebo Dropboxu namiesto firemných riešení.
  • Práca na diaľku – hybridný model priniesol väčšiu voľnosť, ale aj väčšiu nekontrolovanú variabilitu nástrojov.

Riziká Shadow IT

  • Únik dát – citlivé informácie môžu byť uložené v nešifrovaných alebo nezabezpečených úložiskách.
  • Porušenie legislatívy – nedodržanie GDPR alebo regulácií (NIS2, ISO normy).
  • Zvýšená zraniteľnosť – aplikácie bez bezpečnostných aktualizácií alebo bez schválenia môžu byť infikované malvérom.
  • Nekonzistentnosť – dáta roztrúsené po rôznych službách komplikujú správu a monitoring.
  • Problémy pri incidente – IT oddelenie nemá prehľad o tom, čo má chrániť a kde hľadať úniky.

Ako Shadow IT odhaliť

  • Sieťový monitoring – sledovanie, ktoré služby a aplikácie komunikujú so sieťou.
  • DLP riešenia (Data Loss Prevention) – kontrola pohybu citlivých dát mimo schválené kanály.
  • Dotazníky a audity – zisťovanie, aké nástroje zamestnanci používajú pri práci.
  • Integrácie so SSO a IAM – odhalenie nepovolených prihlásení.

Ako Shadow IT zvládnuť

  • Poskytnúť alternatívy – ak zamestnanci používajú Dropbox, ponúknuť oficiálne OneDrive alebo SharePoint.
  • Vzdelávať používateľov – vysvetliť riziká používania neschválených aplikácií.
  • Zjednodušiť proces schvaľovania – umožniť rýchle nasadenie nových nástrojov, ak sú bezpečné.
  • Centralizovať správu – zaviesť nástroje na jednotnú správu identít, prístupov a zariadení.
  • Nastaviť jasné pravidlá – firemná politika by mala presne definovať, čo je povolené a čo nie.

Shadow IT vzniká často zo snahy uľahčiť si prácu, no bez kontroly IT oddelenia sa z neho stáva riziko pre bezpečnosť, súlad s legislatívou aj kontinuitu podnikania. Namiesto prísnych zákazov je dôležité hľadať vyváženie – ponúknuť zamestnancom flexibilitu, no zároveň zabezpečiť dáta a systémy firmy.